ماموریت و اهداف اداره حج و زیارت استان همدان
- اجرائی نمودن بخشنامه ها و دستورالعمل های درون سازمانی در راستای اهداف، سیاستها و خط مشی های کاری با رعایت قوانین و ضواب
- انجام هماهنگی های لازم براساس دستورالعمل های صادره با ارگانها و دستگاههای استانی نظیر فرودگاه، گمرک، سپاه پاسداران، هواپیمائی، گذرنامه، بانکها و مسئولین سیاسی انتظامی استان در زمینه اعزام حجاج و زائرین برای انجام فریضه حج تمتع و سفر عمره مفرده و زیارتی جهت اعزام حجاج و زائرین و نظارت و کنترل ضمن رعایت اولویت ها .
- تعیین سهمیه هر یا از دفاتر و شرکت های کارگزاری و کاروانهای زیارتی جهت اعزام حجاج و زائرین و نظارت و کنترل ضمن رعایت اولویت ها .
- نظارت و راهنمائی مدیران کاروانهای زیارتی در ثبت نام، نقل و انتقال اسناد و کنترل مدارک و انجام امور منصرفین و هماهنگی های لازم در زمینه اعزام زائرین براساس دستورالعمل های صادره از طرف حوزه مرکزی سازمان .
- اخذ و کنترل وجوه واریز شده به حسابهای مرتبط و تنظیم صورت دریافت و حساب وجوه براساس دستورالعملهای حوزه مرکزی سازمان و ارائه لیست کلی به اداره کل امور مالی و ذیحسابی .
- جمع آوری آمار و اطلاعات مربوط به کاروانها، حجاج و زائرین استان مربوطه و ارسال آن به حوزه مرکزی (اداره کل برنامه ریزی، پذیرش و اعزام) پس از بررسی های لازم .
- بررسی صلاحیت و انتخاب مدیران ثابت هتل ها، مدیران راهنما و عوامل خدماتی کاروانهای حج، عمره و زیارتی .
- صدور مجوز برگزاری تورهای زیارتی براساس دستورالعمل های صادره و نظارت بر اجرای آنها .
- انجام امور خدماتی، اداری و مالی واحد استانی براساس دستورالعملها و بخشنامه های صادره از طرف حوزه مرکزی سازمان .
- انجام امور مربوط به نقل و انتقال اسناد حج تمتع و عمره و سایر سفرهای زیارتی براساس دستورالعملهای صادره .
- بررسی و کنترل آمار و مشخصات ثبت نام شدگان مربوط به هر سال و اصلاح اسامی و مشخصاتی که مخدوش یا ناقص درج شده باشد در سیستم نرم افزار .
- بررسی آمار زائرین هر یک از کاروانها و جایگزینی منصرفین، فوت شدگان براساس دستورالعمل های صادره .
- دریافت گذرنامه و مدارک عوامل ستادی مربوط به استان حسب دستورالعمل های صادره .
- انجام آموزش های مربوط به مدیران و عوامل خدماتی کاروانها براساس برنامه های تنظیم شده در راستای توانمندسازی ایشان و اعطاء گواهینامه در صورت موفقیت .
- ارتباط مستمر با حوزه های ستادی و ارائه گزارش ماهانه از شرح انجام امور به حوزه های مربوطه .
- اجرای امور مربوط به ارتقاء علمی و آموزشی در زمینه شغل مورد تصدی برای کارکنان .
- بررسی تقاضاهای متقاضیان افتتاح دفاتر زیارتی و پاسخگوئی به آنان طبق ضوابط .
- نظارت بر آموزش دقیق زائران حج تمتع و عمره و سایر سفرهای زیارتی قبل از سفر و اجرای برنامه های آموزشی برای آنان .
- تشکیل جلسات ماهیانه و مستمر با مدیران شرکتهای زیارتی در سطح استان در خصوص مسائل زائران عمره، عتبات و سوریه .
- بازرسی و نظارت بر عملکرد دفاتر و شرکت های زیارتی و مدیران و عوامل کاروان های حج تمتع و پیگیری انجام امور محوله به آنان .
- رسیدگی به شکایات احتمالی زائران حج تمتع، عمره، عتبات عالیات و سوریه و اعلام نتیجه به موقع به آنان .
- شرکت در جلسات شورای اداری و سایر دستگاه های مرتبط در استان و همچنین برقراری ارتباط با نماینده محترم ولی فقیه در استان، استاندار و نمایندگان مجلس شورای اسلامی و ارائه گزارش عملکرد به سازمان مرکزی .
- پیگیری و نظارت بر حسن انجام امور مالی با رعایت صرفه و صلاح سازمان و تنظیم به موقع بودجه سالانه وانجام هزینه ها براساس اعتبارات ابلاغی برابربا مقررات مالی وتفویض اختیارات داده شده از سوی سازمان .
- کنترل سایت و بررسی اطلاعات و اقدام در اتباط با به روز شدن و به هنگام شدن اطلاعات سایت .
- انجام امور مربوط به سامانه جامع کارگزاران زیارتی و پیگیری و نظارت بر تشکیل و تکمیل پرونده های عوامل و انجام استعلامات به موقع و کسب و اخذ نظر مسئولین ذیربط در این خصوص .
- امضای احکام مدیران حج تمتع، عمره، عتبات و سوریه .
- پیگیری امور حقوقی و اقدامات لازم در اجرای قراردادها و حفظ حقوق و منزلت زائران، بیماران، مصدومین و فوت شدگان و مراجعین و ... .
- تکریم ارباب رجوع و ارائه خدمات شایسته در چارچوب ضوابط .
- پیگیری امور مربوط به جذب، آموزش و انتخاب و اعزام روحانیون کاروانها با هماهنگی حوزه نمایندگی ولی فقیه در امور حج و زیارت .
- ارزشیابی دفاتر و شرکت های زیارتی و همچنین مدیران کاروانهای حج تمتع و عوامل آنان طبق ضوابط و مقررات و اعلام نتیجه به سازمان .
- تعامل و ارتباط با دفتر نمایندگی امور روحانیون استان .
پیگیری امور پرسنلی و رفاهی و ارزشیابی عملکرد کارکنان مجموعه.